Формирование документов

В программе доступны три вида документов:

1. Сводный отчет

2. Предписание

3. Акт

Сводный отчет

Генерация документов доступна в разделе «Замечания». Отчет можно составить по всему списку отфильтрованных замечаний.

Чтобы отфильтровать список замечаний для отчета:

1. В строке поиска пропишите ключевые слова для фильтрации.

2. Воспользуйтесь фильтром по статусу замечания (открытые, выполненные, проверенные).

3. Установите специальные фильтры, нажав на кнопку «Фильтрации».

Далее нажимаем на кнопку «Сформировать документ» (Рис. 1).

Рис. 1. Формирование документа

В открывшемся окне выбираем тип документа Отчет (Рис. 2).

Рис. 2. Типы документов

Далее выбираем необходимую вам форму отчёта. На Рис. 3 представлена только одна форма, так как это демонстрационный проект.

Рис. 3. Формирование отчёта

В Excel файле все замечания представлены в следующем разрезе:

• номер замечания;

• название и описание;

• дата выдачи;

• ответственная организация;

• представитель ответственной организации;

• требуемый срок устранения;

• отметка об устранении;

• фактическая дата устранения;

• представитель организации, выдавшей предписание;

• представитель организации, снявшей предписание;

• уровень структуры.

Предписание

Предписание можно создавать как по каждому замечанию, так и по списку замечаний.

Для того, чтобы создать предписание по конкретному замечанию, перейдите в карточку замечания. Нажмите на кнопку «Сформировать документ», после выберите в типе документа предписание. Потом определитесь с формой предписания из предложенных в списке. Также вы можете задать в ручную номер документа и дату формирования документа (Рис. 4).

По готовности предписание будет добавлено в приложения к замечанию.

Рис. 4. Создание предписание по одному замечанию

Для создания предписания по списку замечаний сначала отфильтруйте их так, как вам необходимо.

Примечание

В предписание попадают все замечания из реестра после фильтрации.

Нажмите на кнопку «Сформировать документ», после выберите в типе документа предписание и в типе предписания выберите массовое предписание (Рис. 5).

Рис. 5. Формирование предписаний по нескольким замечаниям

Процесс генерации может занять несколько минут, затем сформированный документ будет отправлен на электронную почту, которую вы используете для входа в программу.

Внимание

Сформированный документ также будет доступен для скачивания в разделе основного меню «Документооборот».

В предписание подставляются данные об организациях и объекте, которые берутся из настроек проекта, а именно:

• название объекта;

• полный адрес объекта;

• город;

• номер замечания;

• название организации, выдающей предписание;

• ФИО и должность человека, выдающего предписание;

• название организации, получающей предписание;

• ФИО и должность человека, получающего предписание.

Разработчик создаст ту форму предписания, которую предоставит заказчик. Сформированное предписание отгружается в текстовом формате с возможностью редактирования его в текстовом редакторе, например, Microsoft Word.

Акт об устранении выявленных нарушений

При переводе замечания в статус выполнен или проверен в замечании появляется возможность создать акт об устранении выявленных нарушений.

Для того, чтобы создать акт по конкретному замечанию, перейдите в карточку замечания. Измените статус замечания на выполнен или проверен, нажмите на кнопку «Сформировать документ», после выберите тип документа, в данном случае это Акт, и выберите необходимую вам форму документа (Рис. 6). По готовности акт будет добавлен во вложения к замечанию.

Рис. 6. Создание акта по замечанию

назад

Изменение статуса замечания. Проверка замечаний. Фильтрация, сортировка и группировка замечаний.

вперёд

Аналитика